Консультации
Общие принципы и порядок оформления операций, связанных с трудоустройством персонала, расчетом и выплатой заработной платы, других выплат
Дата: 2006 год
Запрос: Общие принципы и порядок оформления операций, связанных с трудоустройством персонала, расчетом и выплатой заработной платы, других выплат.
Обращаем Ваше внимание на то, что все расчеты в настоящем заключении производились относительно граждан Украины - резидентов.
1. Прием сотрудника на работу. Порядок, документы и т.п.
Согласно ст. 21 Кодекса законов о труде Украины (далее - КЗоТ) трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать зарплату и обеспечивать необходимые условия труда.
Перечень случаев обязательного соблюдения письменной формы трудового договора приводится в ст. 24 КЗоТ, однако не исключена и устная форма.
Заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением собственника о зачислении работника на работу на основании поданного им заявления. Впрочем, даже если приказ не издан, но работник фактически допущен к выполнению работы, трудовой договор считается заключенным (ст. 24 Кодекса). Однако считаем, что прием на работу обязательно должен быть оформлен приказом или распоряжением руководителя предприятия.
При приеме на работу сотрудник обязан предоставить в качестве приложения к заявлению о приеме на работу оригинал трудовой книжки, а также копии следующих документов:
- паспорта гражданина Украины;
- идентификационного номера;
- документов, подтверждающих уровень его образования;
- военного билета (для лиц мужского пола);
- других документов, которые лицо либо предприятие считает необходимым передать в личное дело сотрудника.
Кроме перечисленного выше, лицо обязано заполнить личную карточку. Среди документов, которые могут быть дополнительно затребованы предприятием могут быть рекомендательные письма с предыдущих мест работы.
2. Расчет и выплата заработной платы. Процедура, документы и дополнительная оплата (переработки и т.п.). Налогообложение.
Согласно законодательству Украины заработная плата не может быть ниже чем минимальная (на данный момент 375 грн., с 01.12.2006 - 400 грн.).
Налоги которые начисляются и удерживаются из з/п в бюджет:
- Пенсионный фонд 1% - если з/п ниже 150 грн., 2% - если з/п выше 150 грн., 31,8% - начисляется на фонд оплаты труда;
- Налог с дохода физических лиц 13%;
- Социальный фонд в связи с временной нетрудоспособностью - 0,5% - если з/п ниже прожиточного минимума (на данный момент прожиточный минимум - 465 грн.), 1% - если з/п выше прожиточного минимума, 2,9% - начисляется на фонд оплаты труда;
- Социальный фонд на случай безроботицы 0,5% - исчисляется из з/п сотрудника, 1,3% - начисляется на з/п сотрудника;
- Социальный фонд от несчастного случая каждому предприятию устанавливают индивидуально в зависимости от вида деятельности предприятия.
- Расчеты налогов которые исчисляются из з/п и начисляются на з/п, (кроме налога на доходы физических лиц 13%) производятся от суммы 4960 грн. (так как, согласно действующему законодательству з/п превышающая 4960 грн. не облагается выше перечисленными сборами), а налог з дохода физических лиц исчисляется из любой величины з/п (даже выше чем 4960,00грн.)
Расчеты с сотрудниками по выплате з/п проводятся следующими документами:
- Расчетно-платежная ведомость на всех сотрудников, или расходный кассовый ордер на каждого сотрудника;
Пример:
Gross salary (зарплата указанная в трудовом контракте) 5 978.20 грн.
Из них удержаний:
Социальный фонд в связи с временной нетрудоспособностью - 1% - 49.60 грн.
Пенсионный фонд - 2% - 99.20 грн.
Социальный фонд на случай безроботицы - 0.5% - 24.80 грн.
Налог з доходов физлиц 13% - 754.60
Всего удержаний из з/п сотрудника 928,20 грн.
5978.20-928,20=5050 грн. к выплате сотруднику (в руки - з/п «net»)
Налоги и сборы которые насчитываются на фонд заработной платы:
Социальный фонд в связи с временной нетрудоспособностью 2,9% 143,84 грн.
Пенсионный фонд 31,8% - 1577,28 грн.
Социальный фонд на случай безроботицы 1,3% - 64,48 грн.
Социальный фонд от несчастного случая каждому предприятию устанавливают индивидуально в зависимости от вида деятельности.
Сверхурочная работа сотрудника оплачивается в двойном размере (ст. 106 КЗоТ). Компенсация сверхурочных работ не допускается.
Согласно ст. 107 работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере. По желанию сотрудника, который работал в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.
Работа в ночное время (статья 54) оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом коллективным договором, но не ниже 20 процентов тарифной ставки (оклада) за каждые часы работы в ночное время (ст.108 КЗоТ).
3. Расчет и оплата отпуска. Процедура, документы и налогообложение.
Статьей 4 Закона № 504/96-ВР установлены такие виды отпусков:
- ежегодные отпуска: основная и дополнительные (за работу с вредными и тяжелыми условиями труда; за особенный характер работы и тому подобное) отпуска;
- дополнительные отпуска в связи с учебой;
- творческие отпуска;
- социальные отпуска (в связи с беременностью и родами; для ухода за ребенком к достижению трехлетнего возраста; дополнительный отпуск работникам, которые имеют детей);
- отпуска без сохранения заработной платы;
- другие виды отпусков, установленные законодательством, генеральным, отраслевым и региональным соглашениями, коллективным и трудовым договорами
Остановимся более детально на основном отпуске 24 календарных дня ежегодно:
Для предоставления отпуска сотруднику нужно подать заявление на имя руководителя на очередной отпуск, в котором указывается количество дней отпуска, после этого производятся расчеты.
Размер отпускных определяется исходя из среднедневной (часовой) заработной платы, которая определяется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска.
Например:
При расчете основного отпуска все налоги которые перечислены выше применяются и к начислению отпускных (в данном случае начислено отпускных 4096,80грн.).
К выплате отпускных сотруднику 3439,46 грн.
Работник, который работает с 25.04.2005 г., идет в ежегодный отпуск основной на 24 календарных дня. Зарплата работника за расчетный период с июня 2005 г. по май 2006 г. составляет 60600,00 грн. Отпускные будут составлять 4096,80 грн.
Количество календарных дней в расчетном периоде 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 с. н. дн. = 355 к. дн.), где 10 с. н. дн. - 10 праздничных и нерабочих дней, согласно со ст. 73 КЗпП, среднедневная зарплата составляет 170,70 грн. (18300 грн.: 355 к. дн. = 170,70 грн.), отпускные - 4096,80 грн. (24 к. дн. х 170,70 грн. = 3439,46 грн.).
4096,80 грн. - 657,34 грн. налогов удержанных = 3439,46 грн., 1515,81 грн. начислено налогов на з/п
Расчеты с сотрудниками по выплате отпускных оформляются следующими документами:
- Расчетно-платежная ведомость, или расходный кассовый ордер на сотрудника которому выдаются отпускные.
4. Больничный. Процедура, документы и налогообложение.
На основании листков неработоспособности (больничных листков) оплачиваются:
- помощь по временной неработоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем;
- помощь по беременности и родам;
- помощь по временной неработоспособности в результате заболевания или травмы, связанной с несчастным случаем на производстве.
Более детально остановимся на помощи по временной неработоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем и помощи по беременности и родам.
Для начисления больничных сотрудником должен быть предоставлен больничный лист, в котором обязательно указывается режим который предназначается больному.
Оплата первых 5 дней временной неработоспособности осуществляется в соответствии с Порядком оплаты первых пяти дней временной неработоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств предприятия, учреждения, организации, а расчет проводится в соответствии с Порядком вычисления средней заработной платы (дохода) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. Следует также иметь в виду, что налогом с доходов физических лиц облагается вся сумма «больничных», со всей суммы платится и взнос в Пенсионный фонд.
Для расчета средней заработной платы (дохода) для начисления «больничных» приводим в таком виде:
Зсер = Д : Кдп
где Зсер - размер среднедневной (в отдельных случаях - среднечасовой заработной платы);
Д - доход, что принимает участие в расчете среднего заработка;
Кдп - количество рабочих дней (а в отдельных случаях, если рассчитывается среднечасовой заработная плата, - часов) в расчетном периоде.
Для определения размера средней заработной платы необходимо знать:
1) длительность расчетного периода (периода, данные о доходах за который используются при определении размера средней заработной платы);
2) доходы, которые учитываются и не учитываются при расчете средней заработной платы.
Следовательно, последний этап расчетов - определение суммы помощи по ТВП. Как следует из п. 20 Порядка № 1266, такая сумма рассчитывается путем умножения суммы дневной (часовой) выплаты, размер которой устанавливается в процентах от среднедневной (среднечасовой) заработной платы (в зависимости от страхового стажа), на количество дней (часов), которые подлежат оплате (рабочие дни (часы), которые приходятся на период временной неработоспособности). Формула:
Лзв = Зсер х Кдн х С%,
где Лзв - сумма обычных «больничных»;
Кдп - количество рабочих дней (а в отдельных случаях, если рассчитывается среднечасовая заработная плата, - часов) за период болезни;
С% - процент от среднего заработка, что применяется при вычислении «больничных».
Процент от среднего заработка, что применяется при вычислении «больничных», установлено на сегодня ст. 37 Закона № 2240, в соответствии с которой помощь по ТВП выплачивается застрахованным лицам в зависимости от страхового стажа в таких размерах:
- 60 % средней заработной платы - застрахованным лицам, которые имеют страховой стаж до пяти лет;
- 80 % средней заработной платы - застрахованным лицам, которые имеют страховой стаж от пяти до восьми лет;
- 100 % средней заработной платы - застрахованным лицам, которые имеют страховой стаж свыше восемь лет;
- 100 % средней заработной платы - застрахованным лицам, отнесенным к категориям 1 - 4 лиц, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы; одному из родителей или лицу, которое их заменяет и присматривает за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы; ветеранам войны и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантии их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII.
Согласно ст. 2 Закона № 2213 на предприятие возлагается обязанность относительно оплаты первых пяти дней временной неработоспособности в связи с заболеванием или травмой, не связанной с несчастным случаем. И только начиная с шестого дня выплата «больничных» осуществляется за счет средств Фонда социального страхования из временной потери работоспособности.
Пример:
Время болезни работника приходится на период с 14 по 22 января 2004 года. Соответственно расчетный период включает последние 6 календарных месяцев - с 1 июля по 31 декабря предыдущего года. Страховой стаж работника составляет 7 лет.
113,44 грн. (среднедневной заработной платы) х 7 (количество рабочих дней
что приходятся на дни временной неработоспособности) х 80 % = 635,26 грн.
Из этой суммы 272,25 грн. (часть «больничных» за рабочие дни - 14, 15, 16 января, что приходятся на первые пять дней временной неработоспособности) полагаются оплатить предприятию, а 363,01 грн. будет оплачены за счет средств ФТВП (за 19, 20, 21, 22 январь).
Помощь по беременности и родам (декретные «больничные») выплачивается застрахованным лицам в период отпуска по беременности и родам. Предоставление оплачиваемого отпуска в связи с беременностью и родами предусмотрена ст. 17 Закона об отпусках.
Этот отпуск предоставляется женщинам на основании медицинского свидетельства, и ее длительность в общем случае составляет:
1) до родов - 70 календарных дней;
2) после родов - 56 календарных дней (70 календарных дней в случае рождения двух и больше детей и в случае осложнения родов), начиная со дня родов.
В зависимости от обстоятельств беременности и родов эти сроки могут изменяться, но в любом случае основанием для предоставления отпуска в связи с беременностью и родами есть листок неработоспособности, который, за некоторыми исключениями, выдается по месту медицинского наблюдения в связи с беременностью.
Расчет декретных:
Статьей 39 Закона № 2240 определено, что помощь по беременности и родам оказывается застрахованному лицу в размере 100% средней заработной платы (дохода), вычисленной согласно со ст. 53 этого Закона, и не зависит от страхового стажа.
Иначе говоря, сумма помощи по беременности и родах работницы предприятия рассчитывается как произведение ее среднедневной (среднечасовой) заработной платы и количества рабочих дней (часов), которые приходятся на период отпуска работницы по беременности и родам.
Формула расчета суммы помощи имеет такой вид:
Лд = Зсер х Кдв,
где Лд - сумма декретных «больничных» (помощи по беременности и родах);
Кдв - количество рабочих дней (если используется показатель среднечасовой зарплаты), неработоспособности, которые приходятся на период отпуска по беременности и родах работницы при определении размера.
Обращаем внимание, что при определении размера помощи учитывают не все календарные, а лишь рабочие дни (часы), которые приходятся на период отпуска по беременности и родам в соответствии с графиком работы. Это объясняется непосредственно целью выплаты помощи - компенсировать застрахованной женщине потерю ее заработной платы.
Сумма помощи по беременности и родам вычисляется суммарно и предоставляется застрахованному лицу в форме одноразовой выплаты в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных к родам (абзац второй п. 1 ст. 38 Закона № 2240). Это означает, что беременная женщина, которая предоставила должным образом оформленный листок неработоспособности, получает на руки сразу всю начисленную ей за весь период отпуска сумму помощи.
Заметим также, что, в отличие от обычных «больничных» (первые 5 дней которых оплачиваются за счет средств предприятия), помощь по беременности и родам выплачивается за счет ФТВП с первого дня неработоспособности.
Пример:
Работница (застрахованное лицо) работает на предприятии с 24 ноября 2001 года. С 20 января 2004 года на основании предоставленного ею на предприятие листка неработоспособности ей предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами общей длительностью 126 календарных дней. Допустим, что среднедневной заработной платы работницы составила 115 грн.
На период отпуска по беременности и родам (с 20.01.2004 г. по 24.05.2004 г.) приходится 85 рабочих дней (Кдв). Следовательно, руководствуясь приведенной выше формулой, определяем сумму помощи по беременности и родам работницы:
115 грн. в день х 85 рабочих дней = 9 775 грн.
Обращаем Ваше внимание, что декретные «больничные» не облагаются налогом из доходов физлиц, из них не удерживаются и на них не насчитываются взносы в социальные фонды (в том числе и взнос в Пенсионный фонд).
5. Увольнение сотрудника по собственному желанию. Процедура и документы.
Согласно ч. 1 ст. 38 КЗоТ за две недели до желаемой даты увольнения работник должен предупредить владельца или уполномоченный им орган о своем желании уволиться.
При этом, владелец или уполномоченный им орган должны разорвать трудовой договор в желаемый работником срок (без двухнедельной отработки) в связи с:
- переездом на новое место проживания, в том числе переводом одного из супругов на работу в другую местность;
- учебой в образовательном учреждении;
- невозможностью проживания в данной местности, подтвержденной медицинским заключением;
- беременностью;
- уходом за ребенком к достижению четырнадцатилетнего возраста или уходом за ребенком-инвалидом;
- уходом за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением или уходом за инвалидом 1 группы;
- выходом на пенсию;
- приемом на работу по конкурсу,
- а также по другим уважительным причинам.
Сотрудник может также разорвать трудовой договор в определенный срок, если владелец или уполномоченный им орган не придерживаются трудового законодательства, условий коллективного или трудового договора (ч. 3 ст. 38 КЗпП).
Срочный трудовой договор подлежит досрочному расторжению по требованию сотрудника в случае его болезни или инвалидности, что препятствуют выполнению его работы (ч. 1 ст. 39 КЗпП), а также по причинам, предусмотренным ч. 1 ст. 38 КЗпП. В данном случае законодательно не установлена обязательность предварительного сообщения об этом сотрудником.
Увольнение «по согласию сторон», как правило, применяется, если отработка предусмотренных законодательством двух недель не нужна, и работодатель и сотрудник расстаются «полюбовно».
Таким образом, увольнение сотрудника по собственному желанию или по согласию сторон оформляется, как правило, следующими документами:
- заявление сотрудника;
- приказ об увольнении сотрудника.
Следует также отметить, что владелец или уполномоченный им орган обязанны в день увольнения c работы сотрудника выдать ему трудовую книжку, копию приказа об увольнении (по требованию) и провести с сотрудником окончательный расчет (ст. 47 КЗпП).
Обращаем Ваше внимание на то, что в случае непроведения с сотрудником полного расчета при его увольнении, работодатель будет обязан выплатить ему среднемесячную заработную плату за весь период до даты проведения окончательного расчета.
6. Увольнение сотрудника по каким-то причинам. Процедура и документы.
Основания для увольнения сотрудника по инициативе собственника или уполномоченного им органа определятся согласно стьям 40, 41 КЗоТ.
Таким образом, трудовой договор, который был заключен на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до окончания срока его действия могут быть разорваны владельцем или уполномоченным им органом лишь в случаях:
1) изменений в организации производства и труда, в том числе ликвидации, реорганизации, банкротства или перепрофилирования предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штата работников;
2) выявленного несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе в результате недостаточной квалификации или состояния здоровья, которые препятствуют продолжению данной работы, а так же в случае отмены допуска к государственной тайне, если выполнение возложенных на него обязанностей требует доступа к государственной тайне;
3) систематического невыполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику раньше применялись мероприятия дисциплинарного или общественного взыскания;
4) прогула (в том числе отсутствия на работе более трех часов на протяжении рабочего дня) без уважительных причин;
5) неявка на работу на протяжении более чем четырех месяцев подряд в результате временной неработоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установленный более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, которые потеряли работоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) хранится к возобновлению работоспособности или установлению инвалидности;
6) возобновление на работе работника, который раньше выполнял эту работу;
7) появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсичного опьянения;
8) совершение за местом работы хищения (в том числе мелкого) имущества владельца, установленного приговором суда, который вступил в законную силу, либо постановлением органа, к компетенции которого входит наложение административного взыскания или применения мероприятий общественного влияния.
Увольнение по основаниям, указанным в пунктах 1, 2 и 6, допускается, если невозможно перевести работника, по его согласию, на другую работу.
Не допускается увольнение работника по инициативе владельца или уполномоченного им органа в период его временной неработоспособности (кроме увольнения по пункту 5), а также в период пребывания работника в отпуске. Это правило не распространяется на случай полной ликвидации предприятия, учреждения, организации.
Статья 41 КЗоТ определяет дополнительные основания расторжения трудового договора по инициативе владельца или уполномоченного им органа с отдельными категориями работников при определенных условиях. Таким образом, кроме оснований, предусмотренных статьей 40 этого Кодекса, трудовой договор по инициативе владельца или уполномоченного им органа может быть разорван также в случаях:
1) одноразового грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем предприятия, учреждения, организации всех форм собственности (филиала, представительства, отделения и другого отделенного подраздела), его заместителями, главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, его заместителями;
1-1) виновных действий руководителя предприятия, учреждения, организации, в результате чего заработная плата выплачивалась несвоевременно или в размерах, более низких от установленного законом размера минимальной заработной платы;
2) виновных действий работника, который непосредственно обслуживает денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для потери доверия к нему со стороны владельца или уполномоченного им органа;
3) совершения работником, который выполняет воспитательные функции, аморального проступка, не совместимого с продолжением данной работы.
Расторжение договора в случаях, предусмотренных этой статьей, осуществляется при условии исполнения требований части третьей статьи 40, а в случаях, предусмотренных пунктами 2 и 3, - также требований статьи 43 этого Кодекса.
Процедура увольнения сотрудника по инициативе работодателя будет зависить от оснований для его увольнения и оформляться соответствующими документами. Следует отметить, что данная процедура имеет большую степень риска быть обжалованной в суде, следовательно, необходимо максимально детально и четко, в рамках действующего законодательства Украины документировать все происходящие события.
Дополнительная и/или более детальная информация может быть предоставлена Вам на основании Вашего уточняющего запроса.